Положение о личных делах обучающихся

  1. Общая часть

1.1  Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел обучающихся Частного общеобразовательного учреждения «Православная средняя общеобразовательная школа преподобного Сергия Радонежского» (далее – ЧОУ «ПСОШ»).

1.2.  Положение о личных делах обучающихся разработано  с целью регламентации работы с личными делами обучающихся Частного общеобразовательного учреждения «Православная средняя общеобразовательная школа преподобного Сергия Радонежского» и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

1.3.  Положение разработано в соответствии с:

  • Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
  • Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации  от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение  по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»;
  • Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от  12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»;
  • Уставом ЧОУ «ПСОШ».

1.4. Личное дело обучающегося — совокупность документов персонального учета, содержащих сведения об обучающемся и его образовательной деятельности и относится к учебно-педагогической документации образовательного учреждения.

  1. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения. Наименование учебного заведения записывается в соответствии с Уставом школы. При этом сокращения не допускаются.

2.2.  На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3.  В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс, заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится  подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

Отметки проставляются в количественном виде -1,2,3,4,5. Исправления отметок не допускается. При необходимости исправления вносятся только по разрешению заместителя директора по УВР, подписываются им и заверяются круглой печатью школы. Решения педсовета «Переведен в следующий класс» или «Оставлен на повторный год обучения» подписываются классным руководителем и заверяются печатью.

2.4. При переводе обучающегося в другое учебное заведение директор школы делает отметку, в какое учебное заведение выбыл ученик и записывает номер приказа о выбытии. Подпись заверяется печатью.

При прибытии обучающегося директор школы делает отметку о прибытии и записывает номер приказа о зачислении в соответствующий класс. Подпись заверяется печатью.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.6. Все записи в личном деле производятся аккуратно и разборчиво пастой синего цвета. Применение пасты другого цвета не допускается. Личное дело нумеруется и записывается в алфавитной книге против фамилии ученика.

2.7. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.8. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

  1. Порядок оформления личных дел обучающихся при поступлении в ОУ

3.1. Личные дела учащихся заводятся классным руководителем класса при поступлении в 1 класс на основании личного заявления родителей (законных представителей).

3.2. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

  • заявление родителей (законных представителей) о приёме в школу на имя директора школы, с указанием, что родители ознакомлены с Уставом школы; лицензией, свидетельством о государственной аккредитации, образовательной программой школы. ( приложение1);
  • амбулаторная медицинская карта мониторинга состояния физического и психического развития ребенка с отметками об обязательных прививках;
  • заверенная ксерокопия (копия) свидетельства о рождении ребенка (заверяется секретарем учебной части школы при предъявлении оригинала);
  • заверенная ксерокопия (копия) свидетельства пенсионного страхования.
  • договор об образовании между образовательной организацией и родителями (законными представителями) обучающихся;

Дополнительно в личном деле обучающегося могут быть следующие документы:

  • согласие родителей на привлечение ребёнка к общественно — полезному труду.
  • согласие родителей (законных представителей) на обработку персональных данных.

3.3. Для поступления во 2-9-ые классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

  • заявления родителей (законных представителей) о приёме в школу на имя директора образовательной организации;
  • личного дело обучающегося;
  • выписки текущих оценок по всем предметам, заверенной печатью школы (при переходе в течение учебного года);
  • амбулаторной медицинской карты мониторинга состояния физического и психического развития ребенка с отметками об обязательных прививках;
  • заверенная ксерокопия (копия) свидетельства пенсионного страхования;
  • договора об образовании между образовательной организацией и родителями (законными представителями) обучающихся.

Дополнительно в личном деле обучающегося могут быть следующие документы:

  • согласие родителей на привлечение ребёнка к общественно — полезному труду;
  • справка о состоянии здоровья ребенка;
  • согласие родителей (законных представителей) на обработку персональных данных.

Для учащихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.5. Документы в личном деле скрепляются степлером и добавляются по мере необходимости.

3.6. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.

3.7. Личное дело обучающихся ведется с момента поступления и до ее окончания. В личное дело обучающихся заносятся общие сведения об обучающихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, золотая, серебряная медаль).

3.8. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К-5 (2) означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5 во второй книге).

3.9. Личные дела обучающихся хранятся в кабинете для обработки персональных данных в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке. В папке личных дел класса находится список учащихся с указанием фамилии, имени и отчества, классного руководителя. Список меняется ежегодно.

3.10. Контроль за состоянием личных дел осуществляется заместителем директора по УВР и директором общеобразовательного учреждения.

Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год (октябрь и июнь). В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.

Цель контроля – правильность и своевременность оформления личных дел учащихся.

3.11. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.

  1. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся.

4.1.  Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2.  Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.

4.4.  Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке,  согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.

4.5. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.6. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.

4.7. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.8. При достижении ребенком 14- летнего возраста  вносится копия паспорта обучающегося.

  1. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из ОУ

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося  производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела   секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные  представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 3 лет со дня выбытия учащегося из школы.

5.5.  Доступ к личному делу обучающихся должен быть ограничен. В число лиц, имеющих право работать с ним, включаются директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, классный руководитель, медицинский работник. Список лиц, имеющих право работать с личным делом обучающегося утверждается директором школы. Допуск посторонних лиц, не утвержденных приказом директора, запрещается.

5.6.  Запрещается выдача личных дел учащимся и их родителям на руки, кроме случаев перевода в другое учебное заведение.

5.7.   При переводе в другое учебное заведение родители (законные представители) должны представить директору заявление с визой руководителя другого учебного заведения с согласием принять обучающегося.

5.8.  Личное дело выдается на руки родителю, после чего делается соответствующая отметка в алфавитной книге против фамилии выбывшего обучающегося.