Положение о порядке ведения личных дел

ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ

  1. Общая часть

1.1  Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников Частного общеобразовательного учреждения «Православная средняя общеобразовательная школа преподобного Сергия Радонежского» (далее – ОУ).

1.2  Положение разработано в соответствии с:

  • Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
  • Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
  • Трудовым кодексом РФ;
  • Уставом школы.

1.3 Личное дело работника — совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.

1.4. Личное дело формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Ведение личных дел педагогов и сотрудников   возлагается на секретаря учебной части школы.

  1. Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников ОУ

2.1.  Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы  производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников с другого места работы.

Педагог и сотрудник школы предоставляет:

  • Заявление о приеме на работу;
  • Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
  • Копии документов об образовании;
  • Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
  • Трудовую книжку;
  • Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
  • Копию свидетельства о браке;
  • Копию свидетельства о рождении детей;
  • Заявление о переводе;
  • Медицинскую книжку;  
  • Копии аттестационных листов;
  • Копия Удостоверения о прохождении курсов, экспертные заключения.
  • копии документов об инвалидности (при наличии)

Работодатель  оформляет:

  • трудовой договор в двух экземплярах;
  • приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
  • личную карточку №Т-2;
  • должностную инструкцию;

Работодатель знакомит:

  • Уставом школы;
  • С должностной инструкцией;  
  • Проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.2. Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя .

  1. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников ОУ

3.1. Личное дело педагогов  и сотрудников  школы  ведется в течение всего периода работы каждого педагога и  сотрудника.

3.2. Ведение личного дела предусматривает:

  • Помещение документов, подлежащих хранению в  составе личных дел, в хронологическом порядке
  • Заявление;
  • Копия приказа о приеме на работу;
  • Копии документов об образовании;
  • Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;
  • Согласие на обработку персональных данных;
  • Трудовой договор;
  • Документы об изменении условий трудового договора;

Ксерокопии:

  • паспорта (страницы с персональными данными о месте регистрации);
  • военного билета (для военнообязанных лиц);
  • свидетельства о браке, расторжении  брака (если такой имеется), (в случае внесения изменений в трудовую книжку);
  • справки о наличии (отсутствии) судимости;
  • документов об инвалидности (при наличии).
  • Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

3.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся всесте с личными делами.

3.4. Личные карточки, должностные инструкции,  хранятся в отдельных папках ОУ.

3.5 Копии документов, хранящихся в личном деле работника, заверяются следующим образом: проставляется заверительная надпись «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения.

3.6. Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые.

  1. Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ОУ

4.1. Хранение и учет личных дел педагогов  и сотрудников школы организуются с целью быстрого  и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:

  • Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.
  • Личные карточки, должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
  • Личные дела  сотрудников хранятся в сейфе школы.
  • Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые.
  • Систематизация личных дел педагогов и сотрудников школы производится в алфавитном порядке.
  • Личные дела педагогов и сотрудников школы, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся   75 лет с года увольнения работника.
  1. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование  производится с разрешения заместителя директора школы по УВР.  Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня секретарь обязана  убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.

  1. Ответственность

6.1. Педагоги и сотрудники школы  обязаны своевременно представлять секретарю  сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

6.2.  Работодатель обеспечивает:

  • сохранность личных дел педагогов и сотрудников школы;
  • конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов  и сотрудников школы.
  1. Права

7.1.  Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы,

педагоги и сотрудники школы  имеют право:

  • Получить  полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
  • Получить  доступ к своим персональным данным;
  • Получить копии, хранящиеся в  личном деле и  содержащие  персональные данные;
  • Требовать  исключения  или  исправления  неверных или неполных персональных  данных;

работодатель имеет право:

  • Обрабатывать   персональные данные педагогов и сотрудников школы, в том числе и на электронных носителях;
  • Запросить  от педагогов и сотрудников школы всю необходимую информацию.