ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕДАГОГОВ И СОТРУДНИКОВ
- Общая часть
1.1 Настоящее Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников Частного общеобразовательного учреждения «Православная средняя общеобразовательная школа преподобного Сергия Радонежского» (далее – ОУ).
1.2 Положение разработано в соответствии с:
- Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 г. № 609 « Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»;
- Федеральным законом от 27.07.04 №79 – ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Трудовым кодексом РФ;
- Уставом школы.
1.3 Личное дело работника – совокупность документов персонального учета, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
1.4. Личное дело формируется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу. Ведение личных дел педагогов и сотрудников возлагается на секретаря учебной части школы.
- Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников ОУ
2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников школы производится непосредственно после приема в ОУ или перевода педагогов и сотрудников с другого места работы.
Педагог и сотрудник школы предоставляет:
- Заявление о приеме на работу;
- Копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- Копию страхового свидетельства пенсионного страхования;
- Копии документов об образовании;
- Копии документов о квалификации или наличии специальных знаний;
- Трудовую книжку;
- Копии документов воинского учета (для военнообязанных лиц)
- Копию свидетельства о браке;
- Копию свидетельства о рождении детей;
- Заявление о переводе;
- Медицинскую книжку;
- Копии аттестационных листов;
- Копия Удостоверения о прохождении курсов, экспертные заключения.
- копии документов об инвалидности (при наличии)
Работодатель оформляет:
- трудовой договор в двух экземплярах;
- приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
- личную карточку №Т-2;
- должностную инструкцию;
Работодатель знакомит:
- Уставом школы;
- С должностной инструкцией;
- Проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.
2.2. Изъятие документов из личного дела допускается только с разрешения руководителя .
- Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников ОУ
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников школы ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника.
3.2. Ведение личного дела предусматривает:
- Помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке
- Заявление;
- Копия приказа о приеме на работу;
- Копии документов об образовании;
- Документы о повышении квалификационного уровня: аттестационный лист, удостоверение о прохождении курсов, экспертное заключение;
- Согласие на обработку персональных данных;
- Трудовой договор;
- Документы об изменении условий трудового договора;
Ксерокопии:
- паспорта (страницы с персональными данными о месте регистрации);
- военного билета (для военнообязанных лиц);
- свидетельства о браке, расторжении брака (если такой имеется), (в случае внесения изменений в трудовую книжку);
- справки о наличии (отсутствии) судимости;
- документов об инвалидности (при наличии).
- Ежегодную проверку состояния личного дела педагогов и сотрудников школы на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.
3.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся всесте с личными делами.
3.4. Личные карточки, должностные инструкции, хранятся в отдельных папках ОУ.
3.5 Копии документов, хранящихся в личном деле работника, заверяются следующим образом: проставляется заверительная надпись «копия верна»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилию); дата заверения.
3.6. Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые.
- Порядок учета и хранения личных дел педагогов и сотрудников ОУ
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников школы организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа:
- Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе директора школы.
- Личные карточки, должностные инструкции хранятся в отдельной папке ОУ.
- Личные дела сотрудников хранятся в сейфе школы.
- Доступ к материалам личного дела разрешается только уполномоченным лицам и самому работнику. При этом работник не вправе производить исправления, изымать из дела документы, помещать новые.
- Систематизация личных дел педагогов и сотрудников школы производится в алфавитном порядке.
- Личные дела педагогов и сотрудников школы, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся 75 лет с года увольнения работника.
- Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заместителя директора школы по УВР. Время работы ограничивается пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня секретарь обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
- Ответственность
6.1. Педагоги и сотрудники школы обязаны своевременно представлять секретарю сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
6.2. Работодатель обеспечивает:
- сохранность личных дел педагогов и сотрудников школы;
- конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и сотрудников школы.
- Права
7.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах педагогов и сотрудников школы,
педагоги и сотрудники школы имеют право:
- Получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
- Получить доступ к своим персональным данным;
- Получить копии, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные;
- Требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных;
работодатель имеет право:
- Обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников школы, в том числе и на электронных носителях;
- Запросить от педагогов и сотрудников школы всю необходимую информацию.